Gdy firma musi działać sprawniej — bez wielomiesięcznych wdrożeń.
Przykład wdrożenia, w którym porządkujemy procesy, łączymy dane i dajemy realną kontrolę nad operacjami.
Od chaosu do kontroli procesów – automatyzacja obsługi zamówień i realizacji
Sytuacja wyjściowa
Zgłosiła się do nas firma specjalizująca się w produkcji designerskich lamp i elementów dekoracyjnych z drewna, szkła i metalu.
Firma rozwijała się dynamicznie, ale kluczowe informacje były rozproszone między kartkami, notatkami i arkuszami Excel.
Brak jednego systemu powodował, że statusy zleceń, terminy realizacji i odpowiedzialności były trudne do uchwycenia w jednym miejscu.
Codzienna praca opierała się na ręcznych ustaleniach i bieżącej komunikacji, co przy rosnącej liczbie zamówień zaczęło spowalniać działanie firmy i zwiększać ryzyko błędów.
- Zamówienia przychodziły mailowo lub telefonicznie
- Klienci dzwonili z pytaniami o statusy, modyfikowali zamówienia w trakcie
- Produkcja nie miała jasno określonych etapów ani terminów
- Reklamacje przepadały w wiadomościach lub były załatwiane na czuja
- Nie było spójnego systemu do załadunków, dokumentów transportowych, listy pakowania robiono ręcznie
Nasze rozwiązanie
-
1. Analiza procesów i praca warsztatowa
Zaczęliśmy od wspólnego przejścia przez cały przebieg zlecenia w firmie — od momentu jego przyjęcia, przez realizację, aż po wysyłkę i obsługę po sprzedaży.
Zidentyfikowaliśmy miejsca, w których informacja się gubiła, decyzje się opóźniały, a ręczna praca generowała błędy.
Na tej podstawie wspólnie ustaliliśmy, które obszary wymagają uporządkowania w pierwszej kolejności, tak aby wdrożenie jak najszybciej przyniosło realny efekt operacyjny. -
2. Wdrożenie systemu dopasowanego do procesów firmy. Zamiast jednego, sztywnego systemu wdrożyliśmy spójne rozwiązanie zarządcze, złożone z kilku powiązanych ze sobą modułów, odpowiadających realnym obszarom działania firmy. System objął:
- obsługę zamówień B2B,
- zarządzanie realizacją i produkcją,
- proces reklamacji i obsługi posprzedażowej,
- koordynację wysyłek i logistyki.
Całość została zaprojektowana tak, aby dane płynęły między obszarami automatycznie, a firma zyskała jedno, czytelne źródło informacji o statusach, terminach i odpowiedzialnościach. - Sprawdź poniżej jakie funkcje i usprawnienia zyskała firma dzięki temu wdrożeniu
Wdrażamy rozwiązanie w modelu subskrypcyjnym. Przystępny koszt startu i miesięczna opłata, dzięki której system jest rozwijany i dopasowywany razem z firmą.
Efekty po 2 miesiącach wdrożenia
-75%
czasu poświęcanego na kontakt z klientami ws. statusów
-95%
błędów w realizacji zamówień
+100%
+100% lepsza organizacja produkcji i załadunku